Cost of Vacancy

Mit dem Mangel an qualifizierten Fachkräften stehen Unternehmen vor der Herausforderung, vakante Positionen schnell und effektiv zu besetzen. Immerhin sind die unbesetzten Stellen dennoch mit Kosten verbunden. Diese Cost of Vacancy wirken sich auf das gesamte Unternehmen aus und umfassen verschiedene Faktoren, darunter Produktivitätsverluste, verminderte Effizienz, Ausgaben für Personalbeschaffung und Schulungen sowie potenzielle Einnahmeverluste.

Definition: Was bedeutet Cost of Vacancy?

Der Begriff Cost of Vacancy, zu Deutsch Vakanzkosten oder Kosten für eine unbesetzte Stelle, bezieht sich auf die finanziellen Auswirkungen und potenziellen Verluste, die einem Unternehmen mit dem Fehlen eines qualifizierten Mitarbeiters in einer wichtigen Position entstehen. Sie umfassen nicht nur die direkten Ausgaben für die Rekrutierung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter, sondern auch die indirekten Auswirkungen wie Produktivitätsverlust, verpasste Geschäftsmöglichkeiten und den Ruf des Arbeitgebers. Unternehmen, die sich dieser Kosten bewusst sind und effektive Strategien zur Reduzierung der Vakanzdauer und zur Mitarbeiterbindung entwickeln, können im War for Talents einen Wettbewerbsvorteil erlangen und ihre langfristige finanzielle Performance stärken.

Was kostet eine unbesetzte Stelle?

Die Kosten für eine offene Stelle können je nach Branche, Niveau der Position und den spezifischen Anforderungen der Stelle sehr unterschiedlich sein. Das Jobportal Stepstone hat 2022 die Cost of Vacancy ermittelt, die sich für Arbeitgeber durchschnittlich auf 29.000 Euro beläuft. In größeren Unternehmen mit über 250 Mitarbeitern können die Kosten sogar mehr als 73.000 betragen. In einigen Branchen sind die Kosten für unbesetzte Positionen besonders hoch, wie zum Beispiel im Gesundheits- oder IT-Bereich. Dort müssen Unternehmen mit Verlusten von rund 37.000 Euro bzw. 37.300 Euro rechnen.
Im Allgemeinen werden die Cost of Vacancy unter Berücksichtigung der direkten und indirekten Kosten berechnet. Zu den direkten Kosten gehören die Kosten für

• Personalwerbung,
• Einstellungsprozess,
• Schulung der neuen Mitarbeiter und
• externe Personalvermittler.

Zu den indirekten Kosten zählen der Produktivitätsverlust der vorhandenen Mitarbeiter, die zusätzliche Aufgaben übernehmen müssen, die verringerte Effizienz, potenzielle Umsatzeinbußen aufgrund entgangener Geschäftsmöglichkeiten und mögliche negative Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit.

Kosten für eine unbesetzte Stelle berechnen

Es gibt zwar keine allgemein anerkannte Formel für die Berechnung der Cost of Vacancy, doch können Unternehmen auf der Grundlage ihrer spezifischen Gegebenheiten ihren eigenen, maßgeschneiderten Ansatz entwickeln. Eine häufig verwendete Formel zur Schätzung der Vakanzkosten lautet wie folgt:

Cost of Vacancy = Jahresgehalt / durchschnittliche Arbeitstage pro Jahr x Faktor x durchschnittliche Vakanzzeit

Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass diese Formel einen allgemeinen Rahmen darstellt und dass Unternehmen sie an ihre spezifischen Bedürfnisse und Überlegungen anpassen sollten. Manche Organisationen möchten beispielsweise zusätzliche Faktoren wie die Kosten für Überstunden oder die Kosten für die vorübergehende Besetzung von Stellen während der Vakanzzeit berücksichtigen.

Auswirkungen der Vakanzkosten für Arbeitgeber

Die Cost of Vacancy können erhebliche Auswirkungen auf Arbeitgeber haben, da sie deren Gesamtproduktivität, betriebliche Effizienz und finanzielle Leistungsfähigkeit beeinflussen. Hier sind einige wichtige Auswirkungen zu berücksichtigen:

• Geringere Produktivität und Effizienz: Wenn eine Stelle unbesetzt bleibt, wird die Arbeitslast in der Regel auf andere Mitarbeiter abgewälzt, was zu erhöhtem Stress, geringerer Produktivität und möglichem Burnout führt. Mit der Zeit kann dies zu einem Rückgang der Gesamteffizienz des Unternehmens führen.
• Verpasste Geschäftschancen: Eine unbesetzte Stelle kann zu verpassten Geschäftschancen, Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung und langsameren Reaktionszeiten auf Kundenanfragen oder Marktanforderungen führen. Dies kann sich auf die Umsatzgenerierung und die Wettbewerbsfähigkeit am Markt auswirken.
• Kosten für Personalbeschaffung und Schulung: Bei der Besetzung einer freien Stelle fallen Kosten für Rekrutierung, Werbung, Screening und Befragung von Bewerbern sowie für die Schulung der neuen Mitarbeiter an. Diese Kosten können sich schnell summieren, vor allem, wenn der Einstellungsprozess langwierig ist oder mehrere Versuche erforderlich sind, um den richtigen Kandidaten zu finden.
• Erhöhte Mitarbeiterfluktuation: Länger unbesetzte Stellen können zu einer erhöhten Abwanderung von Mitarbeitern führen, da das vorhandene Personal durch die erhöhte Arbeitsbelastung und die fehlende Unterstützung frustriert wird. Das kann die Einstellungs- und Ausbildungskosten weiter in die Höhe treiben und die Teamdynamik stören.
• Schädigung der Arbeitgebermarke und des Rufs: Dauerhaft unbesetzte Stellen können sich negativ auf das Unternehmensimage und seine Arbeitgebermarke auswirken. Potenzielle Bewerber könnten das Unternehmen als instabil oder unattraktiv wahrnehmen, was es in Zukunft schwieriger macht, Spitzenkräfte zu gewinnen.

Unbesetzte Stellen im Vorhinein vermeiden

Um die Cost of Vacancy zu mindern, können Arbeitgeber proaktive Maßnahmen ergreifen. Dazu gehören unter anderem:

• Vereinfachung der Einstellungsprozesse: Arbeitgeber können ihre Einstellungsverfahren bewerten und verfeinern, um die Zeit bis zur Einstellung zu verkürzen und eine effiziente Auswahl der Bewerber zu gewährleisten. Das kann dazu beitragen, die Dauer der Vakanz zu verkürzen und die damit verbundenen Kosten zu senken.
• Nachfolgeplanung: Die Umsetzung von Nachfolgeplanungsstrategien kann dazu beitragen, interne Talente zu identifizieren und zu entwickeln, um kritische Positionen im Falle einer Vakanz schnell zu besetzen. Dadurch lässt sich die Zeit verkürzen, die für die externe Rekrutierung benötigt wird, und minimiert die Unterbrechung des Betriebs.
• Mitarbeiterentwicklung und -bindung: Indem Unternehmen der Mitarbeiterentwicklung Priorität einräumen und Wachstumsmöglichkeiten bieten, können sie die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und die Fluktuationsrate senken. Investitionen in Schulungsprogramme und Initiativen zur Karriereförderung können auch die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens bei offenen Stellen erhöhen.
• Employer Branding und Talentanwerbung: Der Aufbau einer positiven Arbeitgebermarke und die Präsentation der Stärken und Möglichkeiten des Unternehmens können einen größeren Pool qualifizierter Bewerber anziehen. Arbeitgeber sollten ihr Engagement für das Wohlbefinden der Mitarbeiter, die berufliche Entwicklung und ein unterstützendes Arbeitsumfeld hervorheben.